數字化給企業帶來的價值是顯而易見,但是由于IT投入的金額大,CIO仍然常常面臨很多具有挑戰性的問題,怎么又來要錢了?IT建設和開支有沒有計劃性?IT不是掙錢的部門,為什么花錢這么大手大腳,一個項目1000多萬?能不能壓縮?為什么今年IT預算

數字化給企業帶來的價值是顯而易見,但是由于IT投入的金額大,CIO仍然常常面臨很多具有挑戰性的問題,怎么又來要錢了?IT建設和開支有沒有計劃性?IT不是掙錢的部門,為什么花錢這么大手大腳,一個項目1000多萬?能不能壓縮?為什么今年IT預算要5000萬?這個ERP項目已經超支預算50%,怎么搞的?

這些問題涉及了公司IT投資管理的方方面面,從IT預算管理的視角來看,上述問題實質上包含了以下內容:企業有沒有IT預算?IT預算應該如何編制?IT預算金額多少是合理的?IT預算需要如何進行控制?

從IT預算的價值來看,首先CIO可以通過IT預算全面掌握各項IT業務,為IT支出提供詳細的合理性論證;其次,IT預算是IT專業人員和非專業的管理層溝通的橋梁;然后,通過對IT預算的執行監控可以控制IT支出;最后,通過對IT預算執行結果的結構、比率等的分析,可以評價目前IT系統業務分布的合理性,預測未來的變化。IT預算管理具有很強的決策相關性和有效性。此外,IT預算也為財務部門進一步編制現金預算和融資提供依據。

IT預算編制過程中的關鍵要素

IT預算要和公司的戰略目標保持一致

編制IT預算前要及時掌握公司來年的總體戰略和其他業務部門的業務規劃,比如公司產品戰略、市場布局、營銷戰略、商務模式、生產模式、供應鏈戰略等,了解公司面臨的整體經濟環境、機遇和風險,銷售預測,市場份額,目標利潤等信息。明確IT要支持公司重點發展的領域,按照公司戰略和IT建設自身規律來調整和安排IT業務活動的優先級,控制IT項目的目標和范圍,安排資金。IT預算可能稍稍滯后于各業務部門編制業務規劃和預算的時間點。但是IT預算并不是必然和企業銷售額預期呈正相關關系。

深度考慮IT技術對于IT預算的影響

IT預算和IT規劃是密切聯系的,IT預算是IT規劃的構成,也是IT規劃在價值上的體現。

IT技術包括底層的IT基礎設施架構、技術架構、開發技術和標準,也包括各類軟硬件的具體技術。各類架構之間彼此影響,關系密切,對財務預算的影響巨大且深遠,各類軟硬件技術特點對預算影響是很具體的。IT架構的設計受到企業所處行業、規模、業務成長、發展速度、業務變化靈活性等綜合影響。

在應用系統開發項目中,項目經理需要憑借深厚的技術功底和經驗掌握開發所需工作量的投入,估測項目實施費用。更深一層,目前IT技術更新速度非常快微服務、云原生、DevOps各種技術理念、產品、解決方案令人目不暇接,其宣傳的亮點之一就是從長期來看可以降低IT運營的總成本(TOC),但同時不可避免帶來短期內搭建新的平臺和遷移的高額轉換成本, CIO需要權衡長期和短期投資,從IT預算上全面考慮。

編制IT預算需全面盤點IT現有資源

• 編制IT預算,首先要盤點清楚目前開展的IT業務活動和擁有的資源,保障維護目前的IT業務所需要的資金。
• IT項目清單提供已經立項但是目前尚在建設中的項目和未來要建設的IT項目。
• 固定資產清單提供目前已有的所有歸屬IT部門的固定資產,且據此可以測算已有固定資產的折舊費用;軟件清單提供已有的軟件及相關信息,據此測算是否需要根據公司發展追加采購。
• 軟件維保清單提供維保費用的測算,軟件投資的同時需要考慮維保費用預算。
• 網絡線路清單提供所有網絡預算基礎數據。

編制IT預算時要注意時間上的合理分布

預算是對未來活動的計劃,必然需要在時間維度上仔細斟酌。我們可以觀察以前數年的IT實際費用分布來了解預算時間分布的規律,再分析相關事件的影響。

正確運用財務方法

IT預算編制和控制大多情況下按照會計核算體系來處理。IT預算編制人員需要仔細分析IT業務費用支出特點,熟悉本企業會計政策下的IT業務核算所采用的會計科目體系,明確每一科目核算具體核算什么IT業務,每一項IT業務支出歸屬哪個會計科目核算,要區別資本性支出和費用性支出;區別權責發生制下的費用和現金流出。此外,要學會使用一些財務手段,比如適當時候考慮通過租賃來替代自建或者所有權采購;使用內部轉移價格來計價,以便明確IT為各業務部門提供服務的成本和收益。

編制IT預算要有彈性冗余

編制IT預算要有彈性冗余,要有應對突發事件的考慮,并且要定期修訂,及時響應業務的快速變化。

一般來說,在信息化建設期、成長期和穩定成熟期,IT預算有不同表現。一般在建設期用于基礎設施建設和新系統建設設施的項目預算占很大比重,用于系統日常維護的預算比重較低;在穩定成熟期,維護費用占用的比重相對較大。如果預算分布和這一特征有悖,需要深入分析差異的合理性。

項目預算經常用于新應用系統建設、大規模基礎設施建設、重大系統升級等,涉及硬件、軟件、實施、培訓等投入。對于信息化建設期的企業,需要實施AIS、ERP等系統,項目預算占很大比重,也有很多大型企業需提升供應鏈管理水平或商業智能水平,實施SCM、CRM系統或BI,提高供應鏈反應能力或改變客戶體驗,上線這些系統需要建立大型數據庫和存儲系統,項目預算也會非常大,需籌集專門資金,進行嚴格的項目預算控制。

IT預算如何獲得業務和老板的支持

總而言之,在企業IT預算管理中關注上述關鍵點,可以有效提升預算管理的效率和效果,真正發揮IT預算工具的價值。通過技術的聯合化、前沿化、集成化和標準化，公司可以優化其IT支出，對技術的整合也將消除重復花銷并節省時間。同時，技術的前沿化將改善公司的整體生產力。優化IT預算的最好方法之一，在于尋找需要關注的領域，并讓IT預算和企業戰略保持同步。對IT預算的跟蹤也將幫助企業獲得更高的回報率。