契約鎖提示：公章管理需謹慎，謹防4大用章“雷區”

企業印章，尤其是公章，是企業日常經營中不可或缺的重要物件。在長期的印章使用過程中，企業或疏于印章管理制度建設，或缺乏印章使用常識，常陷入不必要的印章安全隱患與合同糾紛中。

筆者就企業印章管理常見“雷區”，與契約鎖產品研發團隊深入了解，現整理如下，以供企業參考：

雷區1：以假亂真，蓄意使用“蘿卜章”

隨著制章水平的提升，印章制假亂象也隨之滋生。

印章制假行為有以下兩點特征：

其一，印章制假成本低，只要有物理印章外觀即可快速復制模仿；

其二，印章制假并使用，事后還原與追溯制假過程、限定權責難。

也正因此，印章制假行為一度成為企業被動陷入安全隱患與合同糾紛的重要誘因。而同時，部分企業也“看中”制假行為“成本低、追責難”的特點，故意在某些特定的簽約場景中使用假章。當合約產生糾紛時便以“假章簽約無效”為由，拒絕履約。

事實上，企業蓄意使用假章也需承擔法律責任。根據《刑法》第280條第一款：“偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關的公文、證件、印章的，處三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利；情節嚴重的，處三年以上十年以下有期徒刑。”

綜上，企業經營應當以合法合規為底線，印章使用與管理不僅要“知其然，知其所以然”，還要“有所為，有所不為”。

雷區2：心存僥幸，已注銷的公章還在用

根據《公司法》相關規定，依法設立的企業在注銷后，其印章應由制章單位回收，若無制章單位則由股東自行銷毀。

但在實際操作中，仍有部分企業心存僥幸，在公司已經注銷的情況下，繼續使用原公司抬頭的公章、業務章等簽約、經營。

那么，已注銷的公章繼續使用會有什么后果呢？筆者針對此問題做簡單了解：

如果企業無關人員使用，例如公章被盜取，則涉及違法行為，該合同無效；該使用公章的人可能構成合同詐騙，由印章使用人承擔相應法律責任；

但是，如果是原企業關聯人使用印章，并且，合同的相對方作為善意第三方并不知道該公章已注銷，那么其有理由相信該人能代表該公司。且，即使該公章真的注銷，簽訂的合同也依然有效，則無論簽訂的條約如何，公司必須承擔履約責任。

可見，不僅日常經營中需要妥善保管印章，已經注銷的印章同樣需要依法注銷與管理。

雷區3：暗度陳倉，濫用公告聲明，公章想刻就刻

這一點常見于企業股權轉讓糾紛中。

案例：趙某將標的公司的股權100%轉讓給李某，并于2018年3月1日完成股權變更登記，法定代表人也已變更為李某。但是，由于股權尾款未結清，趙某拒絕交付公司公章等資料。

李某因一直無法取得公司公章，遂憑營業執照和法定代表人身份證明到報社去刊登公告，稱公章不慎“遺失”，聲明該公章作廢，并憑借登報聲明和其他資料到工商行政主管部門重新刻制了公章。趙某得知后，向公安部門舉報其偽造公章。

案例解析：

根據各地出臺的《印章刻制治安管理辦法》，對公章的刻制和更換包括重新刻制的條件均有明確規定，例如：

《上海市印章刻制業治安管理辦法》第14條第一款規定：公司可以營業執照和法定代表人的身份證明到工商行政主管部門窗口申請刻制公章；

第17條規定：公章遺失或者被盜的，應當在市級公開發行的報刊進行登報聲明作廢，憑登報聲明原件并根據第14條的要求申請重新刻制。

故，案例中李某在股權轉讓糾紛中想要不訴訟取得公章，就需要登報聲明公章作廢，而登報聲明又需滿足“遺失”或“被盜”的條件。如果假借“遺失”或“被盜”的名義予以公告，不僅登報聲明作廢，而且還將面臨行政處罰。

因此，濫用公告聲明“印章遺失”不僅行不通，還要遭受行政處罰等法律責任，同樣是企業印章管理中不可取的手段。

雷區4：流程錯亂，文件蓋章、歸檔秩序不規范

企業除了在日常的商務簽約流程中常出現印章管理“踩坑”的情況外，在文件歸檔環節也存在“誤區”。

隨著辦公自動化逐步推廣，很多企業平時工作中常通過電子文檔進行公務活動，到年終或定期將電子文檔轉化為紙質文檔，統一補蓋印章后歸檔保存。甚至有些單位將未蓋章的電子文件轉為紙質文檔保存，等到使用時，例如進行法律訴訟需提供具有法律效力的檔案時，再去補蓋企業公章。

這樣的做法，不僅完全違背文件歸檔過程中直接形成原始歷史記錄的本質屬性，甚至還可以說這樣的蓋章與歸檔行為是“造假”（因為歸檔時的文件已經是簽署完畢且已生效的文件，不能再補蓋印章）。

那么，企業怎樣才能在印章管理過程中少“踩雷”、直至不“踩雷”呢？

契約鎖表示，提升企業印章管理效率與風控能力不僅是企業的需求，也是契約鎖產品團隊始終如一的核心目標。

在傳統的企業印章管理模式中，從文件審批、蓋章到歸檔，乃至印章的保管，流程繁復、參與者眾多；加之企業印章管理還存在認知誤區、管理盲區等，想要依靠人為管控很難實現真正意義上的印章管理安全與高效。

由此，以“簡化流程、減少人為參與、固定權限”為手段的電子化印章使用與管理模式為企業印章管理提供新選擇：

實現1：借助電子印章真偽實時可鑒定、過程隨時可追溯、權限隨時可監控的特性，不僅規避企業內部印章偷盜使用、越權使用或印章制假等違規、違法行為；有效約束合同雙方、維護合法權益；

實現2：借助后臺配置人員權限、印章種類、文件類型等要素，固化企業內部每一條印章使用流程的參與要素，進度可跟進、過程可追溯、權限可控制，最大限度減少印章管理流程中的人為干擾；

實現3：以智能印控、防偽打印等硬件設備和電子印章管理軟件系統相互配合，實現企業印章使用、文件歸檔流程全生命周期管控一體化、全程在線化閉環，保障紙質文件與電子文件法律有效性。