科技改變生活 · 科技引領未來
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提升學習和工作效率，歸根結底我們需要高效的時間管理，用好時間，就能創造價值。
時間管理有很多種方法，我最先推薦的是GTD（全稱：Getting Things Done）這一套行之有效的方法，簡單、易懂、好執行。這個方法來自于David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》，中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術》。
GTD其理念概括就是 “通過記錄的方式把頭腦中的各種事情移出來，然后整理安排自己去執行”，其核心步驟分為五步：收集、處理、管理、執行、回顧。
收集是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統統羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在于記錄下所有的工作，幫助大腦梳理，同時把一切趕出大腦，降低大腦的負擔。
將事情羅列出來后，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。按是否可以付諸行動進行區分整理，對于不能付諸行動的內容，可以進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織。
在這一步，對于區分方法，另外想到了時間管理優先矩陣。斯蒂芬·柯維在他的著作《高效人士的7個習慣》中提出的“要事第一”這個習慣。他指出想要提高工作效率，我們首先要把事情按重要性和緊急程度劃分為“重要/不緊急，重要/緊急，不重要/緊急，不重要/不緊急”這四類。
然后我們每天需要用大部分的時間來做那些“重要/不緊急”的任務，這樣“緊急”的任務就會越來越少，而不重要的任務可以授權他人或者直接放棄，這樣效率就會大幅提升！
個人感覺，組織是GTD中的核心步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。
下一步清單是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細化成具體的工作。GTD對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于，它作了進一步的細化，比如按照地點（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執行的行動，而當你到這些地點后也就能夠一目了然地知道應該做那些工作。
等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作。未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子郵件等等。
根據時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單上的事項來行動。
行動也是關鍵的一步，是成功與否的關鍵，制定了計劃就一定得執行，這能很好地提升你的自我認同感。行動時你應當在不分心的情境下，一次只執行一件事，既不要多線工作，也不要讓你的工作突然中斷。如果同時面對多項工作，很可能什么事情也推進不了。
好比一個倒放的細口瓶子，瓶里每一個小球都代表一項任務，而這個瓶口一次只能讓一個小球通過。那么，如果代表任務的小球都擠在一起，小球通過瓶口的速度就會非常慢，甚至完全卡住不動。
想要讓所有小球快速離開瓶子，就得把所有小球按順序排成一列，這樣小球通過瓶口的速度就能快上很多，也就是我們的工作才能效率最大化。
行動時可以使用番茄工作法，選擇一個待完成的任務，將番茄時間設為25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務無關的事，直到番茄時鐘響起，然后進行短暫休息一下（5分鐘就行），然后再開始下一個番茄。每4個番茄時段多休息一會兒。
番茄工作法對于集中注意力、避免干擾有意想不到的效果，能極大提高工作的效率。
回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進行更新，可以確保GTD系統的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。
回顧時可以采用PDCA循環，又叫戴明環，是管理學中的一個通用模型。源自于質量管理，但應用于學習工作管理也是非常有效果的。
PDCA循環分為四個階段：Plan—Do—Check—Act。
P (Plan) 計劃 ：方針和目標的確定，以及整體規劃的制定；
D (Do) 執行 ：根據已知的信息，設計具體的方法、方案和計劃布局并執行；
C (Check) 檢查 ：總結執行計劃的結果，分清執行中的過與得，明確效果，找出問題；
A (Adjust）處理 ：對總結檢查的結果進行處理，對成功的經驗加以肯定，并予以標準化；對于失敗的教訓也要總結，引起重視。對于沒有解決的問題，應提交給下一個PDCA循環中去解決。
PDCA循環是非常強調目標、執行和反饋的，其核心理論是：目標導向：大環套小環、小環保大環、推動大循環；反饋機制：不斷積累總結、不斷提高。以無效工作為例，從PDCA循環中，我們可以看到，無效工作的主要原因可能存在目標不明確、信息傳遞的丟失、無反饋或反饋不及時等，根據PDCA進行規避可以讓我們有一個高效的工作流程。
不要懷疑這個方法到底有沒有用，為了不加班，試試又何妨！
以上
金原遠